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Capita più di una volta di dover intervenire a sostegno di un’organizzazione che debba preparare un audit di verifica. Si viene generalmente contattati nel periodo antecedente ad una verifica, nel quale possono esserci state delle criticità, oppure la direzione si rende conto che la conformità alle norme implementate non è pienamente soddisfatta.

Ultimamente capita, sempre più frequentemente, anche un’altra motivazione per la quale veniamo contattati, ovvero che l’organizzazione seppur seguita da consulenti esterni, si rende conto, grazie anche a verifiche da parte dei clienti o organi di controllo, che le cose non sono esattamente come vengono presentate dagli stessi, ma pervadono varie lacune. In questo caso è molto difficile intervenire per le seguenti motivazioni:

Fiducia – la fiducia del management aziendale in questi casi è minata, il consulente è quella persona che si vanta, millanta, e molto spesso, utilizza documenti di altri senza avere una chiara competenza in materia;
Paura – Molte volte viene instaurato un castelletto di responsabilità volto alla leadership del consulente, e non delle figure aziendali, consulente poi che sarà l’unico detentore del sapere in ambito qualità. Questi comportamenti di solito sono accompagnati a procedure incomprensibili ed ad intrecci di documentazione priva di evidenze;
Fretta – C’è fretta c’è la verifica come faremo, che succederà…, calma ragazzi calma, è una verifica di certificazione non è la divisione dell’atomo. Respirare….Calma e Focus….
Documentazione – intervenire sulla documentazione, informazioni documentate, di altri consulenti è oneroso, in quanto il sistema di gestione non è una lista di documenti come molti pensano, ma sono concetti del PDCA applicati all’organizzazione, al suo contesto ed ai suoi processi secondo i requisiti ed i rischi applicati;
Finanze – certe realtà, spesso con grandi nomi altisonanti, si fanno pagare bene, la richiesta ad un’ulteriore figura impatterà sui budget prefissati per lo scopo.
Consigliamo alle aziende, al momento della qualifica dei consulenti esterni di applicare dei criteri che non si basano solamente sui costi, come spesso viene fatto, purtroppo in Italia viene considerato ‘bravo’ chi fa pagare il prezzo più basso, ma puntare alle competenze ed esperienza del team che dovrà seguirci, esperienza chiara, non i famosissimi ’30 anni di esperienza’. Per non ritrovarsi in situazioni di emergenza, rischiando di fare figuracce con gli auditor dell’organismo di certificazione, e soprattutto mancare il raggiungimento dell’obbiettivo della certificazione, che può avere un impatto sulla continuità lavorativa dell’azienda.

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