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Qualsiasi organizzazione per poter essere efficiente deve saper gestire i propri processi, definire e monitorare la propria direzione sia dal punto di vista operativo sia documentale, una efficiente procedura di gestione delle fonti ed informazioni documentate, potrà creare una struttura documentale da seguire durante le fasi operative aziendali.

Le fonti e le informazioni documentate sono essenzialmente l’insieme delle regole necessarie per la progettazione, gestione e la misurazione dei processi aziendali, comprensive di tutte le evidenze necessarie rispetto al proprio contesto. L’aspetto documentale è alla base di qualsiasi sistema di gestione e sarà complesso in base alla complessità dell’organizzazione. La semplice regola di base da seguire è:

“Si scrive quello che si esegue e si esegue quello che si è scritto”

Concetto molto semplice, ma spesso, ci ritroviamo un mare di carta che ben si discosta da quella che è l’idea ed il genio della proprietà, infatti, ritroviamo, a causa di inefficaci applicazioni, o scarse integrazioni, dei requisiti di regolamenti obbligatori o norme di certificazione, un intreccio documentale ridondante e dispersivo che non solo crea inefficienza nel sistema, ma non monitora adeguatamente gli aspetti ritenuti impattanti in base al proprio contesto...

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